As glosas médicas representam um desafio recorrente para clínicas e hospitais, gerando perdas financeiras e aumentando a carga de trabalho administrativo. No entanto, é possível evitar essas situações – em que operadoras de planos de saúde negam o pagamento total ou parcial de faturas – por meio da implementação de estratégias de gestão eficientes. 

Continue a leitura e aprenda a minimizar o problema e maximizar sua gestão financeira com dicas práticas!

O que são glosas médicas?

As glosas médicas ocorrem quando o convênio médico recusa o pagamento de uma fatura médica, seja parcial ou totalmente, devido a inconsistências ou inadequações nas diretrizes de faturamento. Isso inclui erros na documentação, descumprimento de contratos ou divergências nos procedimentos cobrados.

Uma glosa acontece, então, quando a operadora do plano de saúde identifica esses erros e decide não pagar o valor solicitado. Esse tipo de problema afeta diretamente o fluxo de caixa das instituições, além de impactarem no fluxo administrativo e financeiro do estabelecimento médico, tornando fundamental um controle rigoroso de todos os processos relacionados ao faturamento e atendimento aos pacientes.

Dicas para evitar as glosas médicas

Com base no que falamos anteriormente, você já entendeu que as glosas médicas são uma grande questão para clínicas e consultórios. Para minimizar esses problemas, é fundamental implementar práticas que assegurem a conformidade e a clareza em cada etapa do processo de faturamento e autorização:

Documentação detalhada

Erros na documentação estão entre as principais causas de glosas médicas. Por isso, certifique-se de que todos os formulários de faturamento, guias de autorização e relatórios estejam devidamente preenchidos e atualizados.

Organize os documentos em forma clara e garanta que eles contenham informações completas. Esses arquivos incluem prontuários médicos, notas fiscais e recibos, laudos e guias de autorização, que podem ser essenciais para contestar uma glosa, caso necessário. 

Digitalize os processos e documentos

A digitalização de documentos é uma maneira eficaz de evitar falhas no fluxo de informações dentro da instituição ou até mesmo o desaparecimento de uma guia física. Um pedido de solicitação de exame, por exemplo, é feito em uma guia SADT (Serviços Auxiliares de Diagnóstico e Terapia). 

Um sistema de gestão possibilita complementar as informações ou imprimir uma via totalmente preenchida da SADT, economizando minutos preciosos do atendimento e reduzindo erros que poderiam levar a uma glosa. Além disso, permite armazenar cópias digitalizadas de guias e pedidos médicos, assegurando que dados críticos estejam disponíveis quando solicitados. 

Digitação da matrícula do beneficiário

Tendo um sistema digital, o primeiro passo é configurar o programa de acordo com as normas dos diferentes convênios atendidos pela instituição. Isso envolve configurar o software para validar os caracteres da matrícula do beneficiário – basicamente, o número da carteirinha do beneficiário – exigidos por cada operadora. Essa é uma atitude simples, mas que ajuda a evitar rejeições por inconsistências, garantindo que todas as informações necessárias sejam transmitidas corretamente às operadoras.

Comunicação com a Operadora de Saúde

Estabeleça canais de comunicação eficientes com as operadoras de saúde. Uma relação aberta e transparente facilita a resolução de contestações e ajuda a evitar atrasos no processo de pagamento.

Agilidade na resposta às glosas pode reduzir os impactos financeiros e administrativos, mantendo o foco nos atendimentos e não em burocracias. Uma dica extra é se atentar à necessidade de autorização prévia da operadora de saúde. 

Vincule à prescrição médica medicamentos e serviços

É bastante comum a ocorrência de glosas em cima de materiais e medicamentos, por um simples erro de digitação na quantidade (por exemplo, ao invés de 10, escrever 100) ou no código de faturamento. Além disso, itens utilizados em exames como ressonância e tomografia, como contrastes e seringas, devem estar detalhadamente listados conforme as regras do convênio. Isso porque o mesmo material e/ou medicamento pode ter código, quantidade, preço e detalhamento diferente entre os convênios.

Com um sistema digital, essas especificidades devem ser configuradas corretamente para não gerar glosa. Ou seja, materiais, medicamentos e serviços devem ser corretamente vinculados às prescrições médicas para evitar divergências.

Garanta a segunda via

Um sistema de gestão eficiente deve permitir a emissão de segundas vias de laudos para serem enviados junto às faturas aos convênios. Quando o médico assina o laudo digital, essa cópia ajuda a conscientizar o convênio da cobrança do exame e dos medicamentos utilizados. Esse processo assegura que o convênio tenha acesso a todas as informações necessárias para validar os serviços prestados, reduzindo a chance de glosas.

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